対応体制を決めておこう

ビジネスにおける契約までの道のりは、簡単なメールや電話による問い合わせから、商談を経て商品の発送へと つながっていきます。スムーズな対応を行うためには、各段階ではそれぞれの体制を整えておくことが重要です 。

まず第一にメール・電話による問い合わせについてですが、これはビジネスシーンでは質問内容が多岐にわたる 可能性が考えられます。そのため対応した人以外の部署をまたいだ広範な情報提供を行う必要があることから、 ひとつのチーム体制を作っておいたほうが良いでしょう。
商品の原料調達部門から開発・企画部門まで、一連の流れにある部署の代表者を数人選定し、問い合わせがあっ た場合に素早く情報共有が出来るよう、常日頃から横の連携を強めておくことが大切です。そうすれば、仮契約 が成立した時点で素早い対応が可能となります。

第二に無事商談の話題に移った場合は、基本的にプレゼンを行う営業が対応することになります。その際、各部との横の繋がりはもちろん、工場などの現場の声をしっかりと踏襲した体制を整えておくことが重 要です。商談は相手の要望にしっかりと応えつつ、自社の商品のアピールはもちろん、相手が自社商品を利用す ることによる利点をしっかりと主張する場でもあります。

また、プレゼン後の質問に対する受け答えも、会社全体での情報共有がしっかりと行われていれば、スムーズな 回答を行うことが出来ます。そのため、どの営業が対応しても大丈夫なようにしっかりとした資料・マニュアル 作りを心掛けることが大切です。

最後に無事正式契約が成立した後は商品発送の業務が待っています。
通常は試供品等も含め一定のロット数を期日までに納品することになります。その際も単に納期までに発送する のではなく、パッケージなどのイメージ面を強化すると、継続的な受注に繋がる可能性があります。
そのためには、自社の広告担当者やデザイナーのみならず、外部の専門業者に依頼することも必要です。